Mieteinnahmen überwachen: Soll und Ist abgleichen, Rückstände früh erkennen

Mieteinnahmen überwachen heißt, jeden Monat die Soll-Miete laut Mietvertrag mit den Eingängen auf dem Konto abzugleichen und jede Differenz in einem fortlaufenden Saldo je Mieter festzuhalten. Bei Mietverträgen seit September 2001 ist die Monatsmiete ohne andere Regel im Vertrag spätestens bis zum dritten Werktag des Monats zu zahlen (§ 556b Abs. 1 BGB; BGH, Urt. v. 05.10.2016 – VIII ZR 222/15). Prüf die Eingänge einige Tage danach und kläre jede Lücke sofort.

Was heißt Mieteinnahmen überwachen?

Mieteinnahmen überwachen bedeutet, für jedes Mietverhältnis und jeden Monat drei Zahlen nebeneinanderzustellen: Soll, Ist und Saldo. Das Soll ist der Betrag, den der Mieter laut Vertrag schuldet, etwa die Kaltmiete plus die Vorauszahlung für Betriebskosten und die Miete für einen Stellplatz. Die Vorauszahlung darf nur in angemessener Höhe vereinbart sein (§ 556 Abs. 2 BGB). Was genau zu Kaltmiete und Betriebskostenvorauszahlung gehört, erklärt ein eigener Ratgeber.

Das Ist ist, was tatsächlich auf deinem Konto ankommt. Die Differenz aus Ist und Soll zeigt je Monat, ob jemand zu wenig, zu viel oder gar nicht gezahlt hat. Der Saldo ist die Summe aller Differenzen seit Mietbeginn. Erst er zeigt einen Rückstand, der sich über Monate aufbaut, auch wenn der laufende Monat bezahlt ist. Ein Haken „bezahlt“ je Monat übersieht genau das.

Das Soll ändert sich mit der Zeit. Nach einer Mieterhöhung gilt ab dem Monat, in dem sie wirkt, ein neuer Betrag; eine geplante Erhöhung kannst du vorab durchrechnen: Mieterhöhung berechnen. Nach einer Nebenkostenabrechnung kann jede Seite die Vorauszahlung auf eine angemessene Höhe anpassen, und zwar durch eine Erklärung in Textform (§ 560 Abs. 4 BGB). Textform heißt: eine lesbare Erklärung mit dem Namen des Erklärenden auf einem dauerhaften Datenträger (§ 126b BGB). Trag jede Änderung mit dem Monat ein, ab dem sie gilt, statt den alten Wert zu überschreiben.

Bis wann muss die Miete auf dem Konto sein?

Nennt dein Mietvertrag keinen anderen Termin, ist die Miete nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) zu Beginn des Monats zu zahlen, spätestens bis zum dritten Werktag (§ 556b Abs. 1 BGB). Diese Regel steht seit dem 1. September 2001 im BGB und weicht vom vorher geltenden Recht ab; für Mietverhältnisse, die schon vorher bestanden, behandelt dieser Beitrag den Zahltermin nicht (BGH, Urt. v. 05.10.2016 – VIII ZR 222/15). Auf deinem Konto muss die Miete bis dahin aber nicht sein: Bei einer Überweisung genügt nach dem Bundesgerichtshof der rechtzeitige Auftrag bei gedecktem Konto. Einen Überblick über typische Mietvertrag Klauseln gibt ein eigener Ratgeber.

Rechtzeitig ist eine Überweisung, wenn der Mieter den Zahlungsauftrag bei gedecktem Konto bis zum dritten Werktag erteilt; dass das Geld später ankommt, schadet nicht (BGH, Urt. v. 05.10.2016 – VIII ZR 222/15). Eine Formularklausel im Wohnungsmietvertrag, nach der es auf den Eingang auf dem Konto des Vermieters ankommt, ohne Verzögerungen durch Zahlungsdienstleister wie die Bank auszunehmen, hat der Bundesgerichtshof für unwirksam gehalten.

Für deine Kontrolle heißt das: Der Kontoauszug zeigt nur den Tag des Eingangs, nicht den Tag des Auftrags. Ein Eingang am fünften Werktag kann also rechtzeitig sein. Prüf deshalb erst einige Tage nach dem dritten Werktag und frag bei einem knappen Eingang nach dem Auftragsdatum, bevor du eine Verspätung notierst.

Für den Verzug, also die rechtlich erhebliche Verspätung, braucht es keine Mahnung, wenn der Zahltermin wie hier nach dem Kalender feststeht (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB). In Verzug kommt der Mieter aber nicht, solange die Zahlung wegen eines Umstands ausbleibt, den er nicht zu vertreten hat (§ 286 Abs. 4 BGB). Eine Zahlungserinnerung schadet trotzdem nicht. Hinter einer fehlenden Miete kann auch ein Versehen stecken, das ein kurzer Hinweis klärt.

Übersicht über Mieteinnahmen: Reicht eine Excel-Tabelle?

Eine Excel-Tabelle reicht als Übersicht über Mieteinnahmen, wenn du sie jeden Monat pflegst und je Mietverhältnis einen fortlaufenden Saldo führst. Diese Spalten brauchst du:

Die Schwachstelle der Tabelle ist der Abgleich mit dem Konto. Jeden Eingang suchst du selbst im Kontoauszug, ordnest ihn über Name oder Verwendungszweck zu und tippst Betrag und Datum ab. Fehler entstehen dort, wo eine Zahlung nicht ins Schema passt: zwei Monatsmieten in einer Überweisung, ein anderer Kontoinhaber, eine Teilzahlung, eine Nachzahlung für einen früheren Monat oder ein Guthaben aus der Nebenkostenabrechnung, das der Mieter mit der Miete verrechnet. Überschreibst du nach einer Änderung das alte Soll, stimmen auch die Salden der Vormonate nicht mehr.

Ob sich statt der Tabelle ein Programm lohnt, hängt nicht nur an den Mieten, sondern auch an der Nebenkostenabrechnung und der Zahl der Wohnungen; das rechnet ein eigener Vergleich zur Selbstverwaltung durch. Kontoauszüge und Mietverträge legst du am besten digital neben die Übersicht; wie du Belege digital ablegen kannst, zeigt ein weiterer Ratgeber.

Mieteingang kontrollieren: Schritt für Schritt

Den Mieteingang kontrollierst du am besten jeden Monat zum selben Termin, in sechs Schritten:

1. Soll aktualisieren. Trag neue Mietverhältnisse, Auszüge, Mieterhöhungen und angepasste Vorauszahlungen mit dem Monat ein, ab dem sie gelten.
2. Kontoauszug holen. Lade einige Tage nach dem dritten Werktag den Auszug des Mietkontos als Datei herunter, etwa als CSV.
3. Eingänge zuordnen. Gleiche Name, IBAN und Verwendungszweck mit dem Mietverhältnis ab und verteile Sammelzahlungen auf die Monate, für die sie gedacht sind.
4. Differenz und Saldo fortschreiben. Trag Eingang minus Soll ein und addiere die Differenz zum Saldo des Vormonats; überschreib nie einen alten Wert.
5. Abweichungen klären. Prüf bei einer fehlenden oder zu niedrigen Zahlung zuerst die Zuordnung und gemeldete Mängel, dann erinnere den Mieter schriftlich.
6. Zum Jahresende abschließen. Prüf offene Salden auf die Verjährung und halte die Summe der Vorauszahlungen je Mieter fest, denn über sie ist jährlich abzurechnen (§ 556 Abs. 3 BGB). Die Summe brauchst du, wenn du die Nebenkostenabrechnung erstellen willst.

Mieter zahlt jeden Monat zu wenig Miete: Was steckt dahinter?

Zahlt ein Mieter jeden Monat zu wenig Miete, kommen drei Ursachen in Frage: ein Versehen, eine Minderung oder ein Streit über die Höhe. Ein Versehen ist etwa ein Dauerauftrag, der nach einer Mieterhöhung oder einer neuen Vorauszahlung noch auf dem alten Betrag steht. Dann hilft ein kurzer Hinweis mit dem richtigen Betrag und dem Monat, ab dem er gilt.

Eine berechtigte Minderung ist kein Rückstand. Ein Mangel, der die Tauglichkeit der Wohnung mehr als unerheblich mindert, kann die Miete kraft Gesetzes für diese Zeit auf einen angemessenen Betrag herabsetzen (§ 536 Abs. 1 BGB). Eine Ausnahme: Einschränkungen, die auf einer energetischen Modernisierung beruhen, mindern die Miete für drei Monate nicht (§ 536 Abs. 1a BGB). Ob und wie hoch eine Minderung berechtigt ist, entscheidet sich am einzelnen Mangel. Prüf deshalb, ob der Mieter einen Mangel gemeldet hat, und führ den gekürzten Betrag als „strittig“, bis die Frage geklärt ist.

Ein Streit über die Höhe liegt vor, wenn der Mieter etwa eine Erhöhung oder eine neue Vorauszahlung für unwirksam hält und den alten Betrag weiterzahlt. Auch diese Differenz gehört in die Spalte „strittig“. Für deine Übersicht heißt das in allen drei Fällen: Halte jede Teilzahlung mit Datum fest und lass den Saldo sichtbar wachsen, statt den Monat als „bezahlt“ abzuhaken.

Wie viel ein dauerhafter Ausfall an Rendite kostet, zeigt der Mietrendite-Rechner, wenn du die vereinbarte Kaltmiete um den monatlichen Ausfall gekürzt einträgst.

Wie solltest du reagieren, wenn der Mieter nicht zahlt?

Reagiere auf eine fehlende Miete zuerst mit einer Prüfung, nicht mit einer Mahnung. Sieh nach, ob das Geld unter einem anderen Namen, mit falschem Verwendungszweck oder zusammen mit dem Folgemonat eingegangen ist. Fehlt es wirklich, sprich den Mieter an und schick eine schriftliche Zahlungserinnerung mit Monat, Betrag und dem Tag, bis zu dem du die Zahlung erwartest. Notier Datum und Inhalt jedes Kontakts neben dem Saldo. Was nach einer erfolglosen Erinnerung folgt, also Mahnung, Abmahnung oder Kündigung, behandelt ein eigener Ratgeber zum Zahlungsverzug.

Lass offene Beträge nicht liegen: Offene Mieten verjähren nach der regelmäßigen Frist von drei Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch auf die Miete entstanden ist und du von ihm und dem Mieter wusstest oder ohne grobe Fahrlässigkeit hättest wissen müssen (§ 199 Abs. 1 BGB). Ein Mietanspruch, der 2023 entstanden ist, den du kanntest und der noch offen ist, verjährt danach mit Ablauf des 31.12.2026, wenn die Frist nicht gehemmt wurde oder neu begonnen hat. Verjährt heißt: Der Mieter darf die Zahlung verweigern (§ 214 Abs. 1 BGB).

Gehemmt, also angehalten, wird die Frist etwa durch die Erhebung einer Klage oder die Zustellung eines Mahnbescheids aus dem gerichtlichen Mahnverfahren; eine Zahlungserinnerung nennt das Gesetz bei diesen Fällen nicht (§ 204 Abs. 1 BGB). Erkennt der Mieter den Rückstand an, etwa durch eine Abschlagszahlung darauf, beginnt die Frist neu (§ 212 Abs. 1 Nr. 1 BGB).