Zählerstand ablesen als Vermieter: Ablauf, Ersatzwert und was gilt, wenn der Mieter nicht mitmacht

Zählerstand ablesen ist Aufgabe des Vermieters: Die Heizkostenverordnung (HeizkostenV) verpflichtet den Gebäudeeigentümer, den Verbrauch an Wärme und Warmwasser zu erfassen (§ 4 Abs. 1 HeizkostenV). Öffnet dein Mieter nicht, bietest du einen Ersatztermin oder Foto-Ablesung an. Fällt ein Zähler aus, ermittelst du Heiz- und Warmwasserverbrauch ersatzweise, solange höchstens 25 % der Fläche betroffen sind (§ 9a Abs. 1 und 2 HeizkostenV).

Wer muss den Zählerstand ablesen – du oder dein Mieter?

Die Pflicht, den Zählerstand abzulesen, trifft dich als vermietenden Eigentümer. Die Heizkostenverordnung nennt das Verbrauchserfassung: Der Gebäudeeigentümer hat den anteiligen Verbrauch der Nutzer an Wärme und Warmwasser zu erfassen (§ 4 Abs. 1 HeizkostenV). Nutzer ist in der Verordnung dein Mieter. Auf Grundlage dieser Werte verteilst du die Kosten für Heizung und Warmwasser (§ 6 Abs. 1 HeizkostenV).

Ablesen kannst du selbst, über einen Messdienst oder mit Hilfe deines Mieters, der dir ein Foto des Zählers schickt. Verantwortlich für die Erfassung bleibt der Gebäudeeigentümer (§ 4 Abs. 1 HeizkostenV). Bei einer vermieteten Eigentumswohnung beauftragt oft die Verwaltung der Gemeinschaft einen Messdienst; dann prüfst du die Werte deiner Wohnung, statt selbst abzulesen. Strom- und Gaszähler, für die dein Mieter einen eigenen Vertrag hat, liest er für seinen Versorger ab.

Wo die Heizkostenverordnung gilt, verteilst du 50 bis 70 % der Heizkosten nach dem erfassten Verbrauch, den Rest nach Wohn- oder Nutzfläche oder umbautem Raum (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV). Für Warmwasser gilt dieselbe Spanne, der Rest geht nach Fläche (§ 8 Abs. 1 HeizkostenV). Die Verordnung geht dem Mietvertrag vor; ausgenommen ist ein Haus mit höchstens zwei Wohnungen, von denen du eine selbst bewohnst (§ 2 HeizkostenV).

Gemessen wird mit unterschiedlichen Geräten. Heizkostenverteiler sitzen an den Heizkörpern und zeigen Verbrauchseinheiten statt Kilowattstunden. Ein Wärmemengenzähler misst die Wärme der ganzen Wohnung in Kilowattstunden. Warm- und Kaltwasser zählen Wasserzähler in Kubikmetern.

Vermietest du keine Eigentumswohnung, legst du Kaltwasser mit Wohnungswasserzählern nach dem BGB nach Verbrauch um, wenn im Mietvertrag nichts anderes vereinbart ist (§ 556a Abs. 1 BGB). Ein dort vereinbarter Schlüssel, etwa nach Personen, gilt also weiter. Du kannst ihn aber in Textform auf Verbrauch umstellen, also lesbar, mit deinem Namen und auf einem dauerhaften Datenträger (§ 126b BGB). Das geht nur vor Beginn eines Abrechnungszeitraums (§ 556a Abs. 2 BGB).

Bei einer vermieteten Eigentumswohnung gilt ohne solche Vereinbarung der Schlüssel, nach dem die Eigentümer untereinander verteilen. Widerspricht er billigem Ermessen, also einer ausgewogenen Abwägung der Interessen, gilt die Grundregel: Fläche, bei erfasstem Verbrauch der Verbrauch (§ 556a Abs. 3 BGB).

So läuft die Ablesung ab: Termin, Protokoll, Ergebnis

Die Ablesung legst du möglichst nah an das Ende des Abrechnungszeitraums, damit der Verbrauch zu diesem Zeitraum passt. Über die Vorauszahlungen rechnest du jährlich ab, und die Abrechnung muss deinem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Zeitraums zugehen. Danach kannst du nichts mehr nachfordern, es sei denn, du hast die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 BGB). Ein fehlender Ablesewert darf dich deshalb nicht monatelang aufhalten.

So gehst du Schritt für Schritt vor:

1. Kündige den Termin in Textform an, mit einigen Tagen Vorlauf und einem Zeitfenster.
2. Biete gleich einen Ersatztermin an und alternativ, dass dein Mieter den Stand selbst abliest und ein Foto schickt.
3. Halte jede Ablesung in einem Protokoll fest, auch einen gescheiterten Termin.
4. Teile deinem Mieter das Ergebnis mit: Bei Geräten für Heizung und Warmwasser, die nicht aus der Ferne ablesbar sind, soll er es in der Regel innerhalb eines Monats bekommen. Das entfällt, wenn das Ergebnis länger im Gerät in der Wohnung gespeichert ist und er es selbst abrufen kann; für Warmwasser auch, wenn in der Wohnung ein Warmwasserzähler sitzt (§ 6 Abs. 1 S. 2 HeizkostenV).

Ins Protokoll gehören diese Angaben:

Wird ein Zähler im Lauf des Jahres getauscht, notierst du den Endstand des alten und den Anfangsstand des neuen Zählers mit Datum. Der Verbrauch des Jahres ist dann die Summe aus beiden Abschnitten. Zieht ein Mieter während des Jahres aus, schreibt die Heizkostenverordnung für Heizung und Warmwasser eine Zwischenablesung vor, soweit der Mietvertrag nichts anderes regelt (§ 9b HeizkostenV).

Fotos und Protokolle legst du am besten bei der Wohnung ab; wie du Belege digital ablegen kannst, zeigt ein eigener Ratgeber. Wie die Werte danach in die Abrechnung kommen, erklärt der Ratgeber Nebenkostenabrechnung erstellen.

Mieter zum Ablesen zwingen oder Schätzung akzeptieren?

Einen Mieter zum Ablesen zu zwingen, ist selten der schnellste Weg: Ein zweiter Termin oder ein Foto des Zählers bringt den Wert meist früher. Rechtlich ist die Lage zweigeteilt. Den Einbau der Geräte für Heizung und Warmwasser muss dein Mieter ausdrücklich dulden (§ 4 Abs. 2 HeizkostenV).

Das Betreten der Wohnung zum Ablesen nennt die Vorschrift dagegen nicht (§ 4 Abs. 2 HeizkostenV). Regle Ablesetermine deshalb am besten schon im Mietvertrag; welche Regeln dorthin gehören, zeigt der Ratgeber zu Mietvertrag Klauseln.

Bleibt die Tür trotzdem zu, stellt sich die Frage nach der Ersatzregel der Heizkostenverordnung. Kann der Verbrauch wegen eines Geräteausfalls oder aus anderen zwingenden Gründen nicht ordnungsgemäß erfasst werden, ermittelst du ihn ersatzweise (§ 9a Abs. 1 HeizkostenV). Ausdrücklich nennt die Regel nur den Geräteausfall, einen verweigerten Zutritt nicht. Belege deshalb jeden Termin, jedes Ersatzangebot und jede Absage, damit du zeigen kannst, warum kein Stand vorliegt.

Schätzung akzeptieren heißt deshalb: Für Heizung und Warmwasser gibt es mit dem Ersatzwert einen geregelten Weg, doch ein echter Stand per Ersatztermin oder Foto ist der verlässlichere. Beim Kaltwasser ist ein fehlender Stand heikler, weil § 556a BGB keine solche Regel enthält. Rechnest du Heiz- und Warmwasserkosten dagegen entgegen der Verordnung gar nicht nach Verbrauch ab, darf dein Mieter seinen Anteil um 15 % kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV).

Auf Dauer löst sich das Problem mit fernablesbaren Geräten, denn sie lassen sich ohne Zugang zur Wohnung ablesen; was nach dem 1. Dezember 2021 eingebaut wurde, muss fernablesbar sein, außer es ersetzt oder ergänzt nur ein Gerät in einem System, dessen übrige Geräte nicht fernablesbar sind (§ 5 Abs. 2 HeizkostenV). Nicht fernablesbare Geräte musst du bis 31. Dezember 2026 nachrüsten oder tauschen, sonst darf dein Mieter 3 % kürzen – außer das ist im Einzelfall technisch nicht möglich oder führt, etwa durch unangemessenen Aufwand, zu einer unbilligen Härte (§ 5 Abs. 3 HeizkostenV; § 12 Abs. 1 HeizkostenV).

Heizkostenzähler nicht abgelesen: So bildest du den Ersatzwert

Ein Heizkostenzähler, der nicht abgelesen werden konnte, bekommt einen Ersatzwert, wenn ein Geräteausfall oder ein anderer zwingender Grund dahintersteht (§ 9a Abs. 1 HeizkostenV). Gemeint sind Heizkostenverteiler, Wärmezähler und Warmwasserzähler. Der defekte Zähler ist der Hauptfall, denn den Geräteausfall nennt die Verordnung ausdrücklich.

Für den Ersatzwert lässt die Verordnung drei Grundlagen zu:

• den Verbrauch derselben Räume in einem vergleichbaren Zeitraum, etwa im Vorjahr (§ 9a Abs. 1 HeizkostenV),
• den Verbrauch vergleichbarer anderer Räume im selben Abrechnungszeitraum,
• den Durchschnittsverbrauch des Gebäudes oder der Nutzergruppe.

Die Ersatzwerte haben eine Grenze. Betreffen sie mehr als 25 % der Wohn- oder Nutzfläche oder des umbauten Raums, verteilst du die Kosten für alle nur noch nach dem festen Maßstab (§ 9a Abs. 2 HeizkostenV). Das ist die Fläche oder der umbaute Raum, also der Maßstab, der sonst nur für den Grundkostenanteil gilt (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV).

Schreib in die Abrechnung, welcher Wert ersetzt wurde, warum und auf welcher Grundlage. So kann dein Mieter den Wert prüfen, und du musst ihn später nicht erst erklären.

Kaltwasser: Warum ein fehlender Stand schwerer wiegt

Beim Kaltwasser fehlt eine Ersatzregel wie bei den Heizkosten. Die Heizkostenverordnung regelt die Kosten für Wärme und Warmwasser (§ 6 Abs. 1 HeizkostenV). Den Maßstab für Kaltwasser regelt § 556a BGB, und dort steht keine Ersatzermittlung.

Ob du einen fehlenden Kaltwasserstand schätzen darfst oder nach Fläche umlegen musst, beantwortet die Vorschrift deshalb nicht (§ 556a BGB). Beim Kaltwasser zählt jeder echte Ablesewert doppelt: Lass dir bei Selbstablesung immer ein Foto schicken und tausche defekte Wasserzähler schnell.

Was in welchem Fall gilt, zeigt die Übersicht: