Umlageschlüssel – welcher Maßstab für welche Betriebskosten gilt

Der Umlageschlüssel ist der Maßstab, nach dem die Betriebskosten eines Hauses auf die Wohnungen und ihre Mieter verteilt werden. Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) spricht vom Maßstab (§ 556a Abs. 1 S. 2 BGB); gängig sind auch Verteilerschlüssel und unter Wohnungseigentümern Kostenverteilungsschlüssel. Für Betriebskosten, umgangssprachlich Nebenkosten, gilt die Wohnfläche, solange der Mietvertrag nichts anderes vereinbart und keine andere Vorschrift wie die Heizkostenverordnung vorgeht (§ 556a Abs. 1 S. 1 BGB; § 7 Abs. 1 HeizkostenV).

Welcher Umlageschlüssel gilt für welche Nebenkosten?

Der Umlageschlüssel einer Kostenart folgt einer Rangfolge:

1. Heizung und Warmwasser: Soweit die Heizkostenverordnung gilt, etwa bei einer zentralen Heizungsanlage, geht sie dem Mietvertrag vor, außer im Haus mit höchstens zwei Wohnungen, von denen der Vermieter eine selbst bewohnt (§ 2 HeizkostenV). Sie verteilt 50 bis 70 % nach erfasstem Verbrauch, den Rest nach Fläche oder bei der Heizung nach umbautem Raum, also Rauminhalt (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV; § 8 Abs. 1 HeizkostenV). Ein höherer Verbrauchsanteil darf vereinbart werden (§ 10 HeizkostenV).
2. Vereinbarung: Für kalte Betriebskosten, also alle außer Heizung und Warmwasser, gilt zuerst der vereinbarte Schlüssel, etwa nach Personen oder Wohneinheiten (§ 556a Abs. 1 S. 1 BGB; § 556a Abs. 2 S. 1 BGB).
3. Vermietete Eigentumswohnung: Ohne Vereinbarung im Mietvertrag gilt der Maßstab der Wohnungseigentümer, auch ein geänderter; widerspricht er billigem Ermessen, also einer fairen Interessenabwägung, gilt Nummer 4 (§ 556a Abs. 3 BGB). Unter Eigentümern gelten ohne Vereinbarung oder Beschluss die im Grundbuch eingetragenen Miteigentumsanteile, für Heizung und Warmwasser unabhängig davon die Heizkostenverordnung (§ 16 Abs. 1 S. 2, Abs. 2 S. 1 WEG; § 3 HeizkostenV); beschließen können sie eine andere Verteilung für einzelne Kosten oder bestimmte Kostenarten (§ 16 Abs. 2 S. 2 WEG).
4. Sonst Verbrauch oder Wohnfläche: Kosten mit erfasstem Verbrauch oder erfasster Verursachung, etwa Kaltwasser mit Wohnungszählern oder je Mietpartei erfasster Müll, werden danach umgelegt (§ 556a Abs. 1 S. 2 BGB). Alle übrigen Kosten folgen der Wohnfläche, etwa die Grundsteuer im Mietshaus, Kaltwasser ohne Wohnungszähler oder Müll aus gemeinsamen Tonnen.

Umlagefähige Kosten nennt der Ratgeber Nebenkostenabrechnung erstellen.

Fläche oder Personen: Wer bestimmt und ändert den Umlageschlüssel?

Einen Umlageschlüssel nach Personen oder Wohneinheiten für kalte Betriebskosten vereinbaren Vermieter und Mieter. Ohne Vereinbarung gilt bei vermieteten Eigentumswohnungen der Maßstab der Eigentümer, solange er billigem Ermessen entspricht, sonst ohne Erfassung die Wohnfläche (§ 556a Abs. 3 BGB; § 556a Abs. 1 S. 1 BGB). Wohnflächen ermittelt der Rechner Wohnfläche berechnen.

Einen vereinbarten Schlüssel für kalte Betriebskosten kann der Vermieter nach dem BGB einseitig nur auf erfassten Verbrauch oder erfasste Verursachung umstellen, ganz oder teilweise (§ 556a Abs. 2 BGB; § 556a Abs. 2 S. 1 BGB). Er erklärt das in Textform, also lesbar auf einem dauerhaften Datenträger mit seinem Namen, vor Beginn eines Abrechnungszeitraums; steckten die Kosten bisher in der Miete, ist sie herabzusetzen (§ 126b BGB). Jede andere Änderung des vereinbarten Schlüssels, etwa von Wohnfläche auf Personen, braucht eine Vereinbarung mit dem Mieter.

Die Maßstäbe für Heiz- und Warmwasserkosten kann der Gebäudeeigentümer nach der Heizkostenverordnung durch Erklärung ändern, nur zum Beginn eines Abrechnungszeitraums. Er braucht dafür einen sachgerechten Grund, etwa bauliche Maßnahmen, die nachhaltig Heizenergie sparen (§ 6 Abs. 4 HeizkostenV).

Der Umlageschlüssel folgt einer Rangfolge: Heiz- und Warmwasserkosten nach der Heizkostenverordnung, soweit sie gilt und dem Mietvertrag vorgeht; sonst ein vereinbarter Schlüssel; bei der vermieteten Eigentumswohnung der Maßstab der Eigentümer, solange er billigem Ermessen entspricht; danach erfasster Verbrauch, zuletzt die Wohnfläche.

Quellen

1. § 126b BGB – Bürgerliches Gesetzbuch, Fassung vom 13.6.2014. Quelle ansehen
2. § 556a BGB – Bürgerliches Gesetzbuch, Fassung vom 1.12.2020. Quelle ansehen
3. § 2 HeizkostenV – Verordnung über Heizkostenabrechnung, Fassung vom 16.10.2023. Quelle ansehen
4. § 3 HeizkostenV – Verordnung über Heizkostenabrechnung, Fassung vom 16.10.2023. Quelle ansehen
5. § 6 HeizkostenV – Verordnung über Heizkostenabrechnung, Fassung vom 1.1.2009. Quelle ansehen
6. § 7 HeizkostenV – Verordnung über Heizkostenabrechnung, Fassung vom 1.1.2009. Quelle ansehen
7. § 8 HeizkostenV – Verordnung über Heizkostenabrechnung, Fassung vom 1.1.2009. Quelle ansehen
8. § 10 HeizkostenV – Verordnung über Heizkostenabrechnung, Fassung vom 16.10.2023. Quelle ansehen
9. § 16 WEG – Wohnungseigentumsgesetz, Fassung vom 1.12.2020. Quelle ansehen