Nebenkostenabrechnung in der WEG: Hausgeldabrechnung übersetzen, Frist halten, Vorauszahlung anpassen

Die Nebenkostenabrechnung in der WEG baust du aus der Hausgeldabrechnung: Verwaltervergütung, Instandhaltung und Rücklage streichen, Grundsteuer ergänzen, Mieter-Vorauszahlungen abziehen (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV; § 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV; § 1 Abs. 1 BetrKV; § 2 Nr. 1 BetrKV; § 556 Abs. 3 BGB). Betriebskosten ohne Heizung und Warmwasser verteilst du nach dem Schlüssel der Gemeinschaft, solange dein Mietvertrag keinen anderen vereinbart und der Schlüssel billigem Ermessen nicht widerspricht, also fair ist (§ 556a Abs. 3 BGB). Heizkosten kommen aus der Heizkostenabrechnung (§ 6 Abs. 1 HeizkostenV). Deine 12-Monats-Frist läuft auch bei verspäteter WEG-Abrechnung (BGH, Urt. v. 25.01.2017 – VIII ZR 249/15).

Nachzahlung aus der Verwaltungsabrechnung: Ist sie auf den Mieter umlegbar?

Nein, die Nachzahlung aus der Hausgeldabrechnung legst du nicht als Ergebnis auf deinen Mieter um. Die Hausgeldabrechnung ist die Jahresabrechnung nach dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG), die der Verwalter nach Ablauf des Kalenderjahres für die Eigentümer aufstellt (§ 28 Abs. 2 WEG). Die Nebenkostenabrechnung ist deine jährliche Abrechnung nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) über die Vorauszahlungen deines Mieters, also seine laufenden Abschläge auf die Betriebskosten (§ 556 Abs. 3 BGB). Voraussetzung ist, dass dein Mietvertrag die Betriebskosten auf den Mieter umlegt (§ 556 Abs. 1 BGB).

Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer durch Eigentum oder Gebrauch des Hauses laufend entstehen (§ 1 Abs. 1 BetrKV). Die Hausgeldabrechnung vergleicht alle Kosten deiner Wohnung, auch die nicht umlagefähigen, mit deinen Hausgeld-Vorschüssen, die die Eigentümer auf Grundlage des Wirtschaftsplans beschließen (§ 28 Abs. 1 WEG). Für deinen Mieter zählen nur sein Anteil an den umlagefähigen Betriebskosten und seine Vorauszahlungen (§ 556 Abs. 3 BGB). Deshalb kann die Hausgeldabrechnung dir ein Guthaben zeigen, während dein Mieter nachzahlt.

Wie wird aus der Hausgeldabrechnung die Nebenkostenabrechnung für den Mieter?

Aus der Hausgeldabrechnung wird die Nebenkostenabrechnung für deine Eigentumswohnung in sieben Schritten. Du brauchst die Einzelabrechnung deiner Wohnung, die Heizkostenabrechnung und deinen Grundsteuerbescheid:

1. Kosten der Wohnung nehmen. Ausgangspunkt sind die Kosten, die die Einzelabrechnung deiner Wohnung zuweist, nicht die Nachzahlung am Ende. Übernimm je Kostenart Gesamtkosten, Schlüssel und Anteil, damit dein Mieter jeden Posten nachvollziehen kann.
2. Nicht umlagefähige Posten abziehen. Welche Hausgeldposten umlagefähig sind, erklärt das Glossar zu den Betriebskosten. Verwaltervergütung, Instandhaltung und die Zuführung zur Erhaltungsrücklage (umgangssprachlich Instandhaltungsrücklage) gehören nach der Betriebskostenverordnung (BetrKV) jedenfalls nicht dazu (§ 1 Abs. 1 BetrKV; § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV; § 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV).
3. Schlüssel prüfen. Regelt dein Mietvertrag nichts anderes, übernimmst du für die kalten Betriebskosten, also alle außer Heizung und Warmwasser, den Umlageschlüssel, also den Verteilungsmaßstab, der zwischen den Eigentümern gilt, solange er nicht unbillig ist (§ 556a Abs. 3 BGB). Vereinbart der Mietvertrag einen eigenen Maßstab, etwa die Wohnfläche, rechnest du diese Kosten aus den Gesamtkosten der Gemeinschaft neu. Heiz- und Warmwasserkosten bleiben, wo die Heizkostenverordnung gilt, nach ihr verteilt: Sie geht dem Mietvertrag vor, außer im Haus mit höchstens zwei Wohnungen, von denen du eine selbst bewohnst (§ 2 HeizkostenV).
4. Heizkosten übernehmen. Den Betrag deiner Wohnung nimmst du aus der Heizkostenabrechnung; sie verteilt 50 bis 70 % nach erfasstem Verbrauch, den Rest nach einem festen Maßstab wie der Wohnfläche (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV; § 8 Abs. 1 HeizkostenV). Fallen CO2-Kosten an, ziehst du deinen Anteil als Vermieter nach dem CO2-Kostenaufteilungsgesetz ab, auch wenn die Abrechnung ihn nicht ausweist (§ 5 CO2KostAufG; § 7 Abs. 1 CO2KostAufG).
5. Grundsteuer ergänzen. Sie ist umlagefähig, steht im Bundesmodell aber nicht in der Hausgeldabrechnung; du nimmst den Betrag aus deinem Bescheid (§ 2 Nr. 1 BetrKV; § 244 Abs. 3 Nr. 3 BewG).
6. Vorauszahlungen abziehen. Abgezogen wird, was dein Mieter für das Jahr vorausgezahlt hat, nicht dein Hausgeld (§ 556 Abs. 3 BGB).
7. Abrechnung mitteilen, Vorauszahlung anpassen. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen; danach kannst du die Vorauszahlung angemessen anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB).

Form, Inhalt und den ganzen Katalog der Betriebskosten erklärt der Ratgeber, wie du eine Nebenkostenabrechnung für Mieter erstellen kannst. Das ist bei der Eigentumswohnung anders:

Ob die Vorauszahlung grob zur Wohnung passt, schätzt der Betriebskostenrechner aus Wohnfläche, Personenzahl und Ausstattung.

Kostenverteilungsschlüssel gegenüber der Teilungserklärung verändert: Was gilt für deinen Mieter?

Für deinen Mieter gilt der geänderte Schlüssel der Gemeinschaft, solange dein Mietvertrag keinen eigenen festlegt und der Schlüssel nicht unbillig ist: Maßgeblich ist der Maßstab, der zwischen den Eigentümern jeweils gilt (§ 556a Abs. 3 BGB). Heiz- und Warmwasserkosten verteilt die Gemeinschaft, wo die Heizkostenverordnung gilt, nach ihr, auch gegen eine Vereinbarung oder einen Beschluss (§ 3 HeizkostenV).

Gesetzlich verteilt die Gemeinschaft ihre Kosten nach Miteigentumsanteilen (§ 16 Abs. 2 S. 1 WEG). Ein anderer Schlüssel kann vereinbart sein, etwa in der Teilungserklärung, der Urkunde, mit der das Haus in Wohnungseigentum aufgeteilt wurde. Per Beschluss können die Eigentümer davon abweichen, aber nur für einzelne Kosten oder bestimmte Arten von Kosten (§ 16 Abs. 2 S. 2 WEG). Übernimm deshalb nur einen Schlüssel, der so vereinbart oder beschlossen ist. Wendet die Einzelabrechnung ohne Beschluss einen anderen an, ist das ein Fehler der Abrechnung, kein neuer Maßstab für deinen Mieter (§ 556a Abs. 3 BGB).

Widerspricht der Schlüssel billigem Ermessen, gilt die Grundregel des Mietrechts: Umgelegt wird nach Wohnfläche, Kosten mit erfasstem Verbrauch oder erfasster Verursachung nach einem Maßstab, der dem Rechnung trägt (§ 556a Abs. 3 und 1 BGB).

Steht im Mietvertrag ein eigener Maßstab, etwa die Wohnfläche, geht er für die kalten Betriebskosten vor (§ 556a Abs. 3 BGB). Dann brauchst du die Gesamtkosten jeder kalten Kostenart und die Wohnfläche des Hauses. Beides suchst du in den Verwaltungsunterlagen, in die du Einsicht verlangen kannst (§ 18 Abs. 4 WEG).

Warum ist der Grundsteueranteil in der Hausgeldabrechnung 0?

Der Grundsteueranteil ist 0, weil die Grundsteuer im Bundesmodell nicht die Gemeinschaft trifft, sondern dich. Im Bundesmodell gilt jedes Wohnungseigentum als eigenes Grundstück, und die Steuer wird für deine Wohnung festgesetzt (§ 244 Abs. 3 Nr. 3 BewG; § 2 Nr. 2 GrStG). Den Bescheid bekommst deshalb in der Regel du als Steuerschuldner, nicht der Verwalter (§ 10 Abs. 1 GrStG). Für Länder mit eigenem Grundsteuergesetz ist diese Herleitung nicht geprüft; dort gibt dein Bescheid Auskunft.

Umlegen darfst du die Grundsteuer trotzdem: Sie steht als laufende öffentliche Last an erster Stelle im Katalog der Betriebskosten (§ 2 Nr. 1 BetrKV). Wer sie vergisst und erst nach Ablauf der Frist nachträgt, kann sie nicht mehr nachfordern, wenn er die Verspätung zu vertreten hat (§ 556 Abs. 3 BGB).

Heizkosten: Verbrauch statt Zahlung, Kürzung nur für den Mieter

Die Heizkosten übernimmst du aus der Heizkostenabrechnung, nicht aus den Zahlungen der Gemeinschaft. Die Heizkostenverordnung gilt auch für Wohnungseigentum, selbst wenn die Eigentümer etwas anderes vereinbart oder beschlossen haben (§ 3 HeizkostenV). Verteilt wird auf Grundlage der Verbrauchserfassung, etwa durch einen Messdienst der Gemeinschaft (§ 6 Abs. 1 HeizkostenV).

Die übrigen Betriebskosten darfst du laut Bundesgerichtshof (BGH) grundsätzlich nach dem Abflussprinzip abrechnen, also mit den Kosten, mit denen du im Abrechnungsjahr belastet wurdest (BGH, Urt. v. 01.02.2012 – VIII ZR 156/11, Rn. 11). Für Heizkosten gilt das Abflussprinzip nicht: Abzurechnen ist der im Abrechnungszeitraum verbrauchte Brennstoff (BGH, Urt. v. 01.02.2012 – VIII ZR 156/11).

Das Kürzungsrecht wirkt nur in eine Richtung. Rechnet die Gemeinschaft entgegen der Verordnung nicht nach Verbrauch ab, darf dein Mieter seinen Anteil um 15 % kürzen, du gegenüber der Gemeinschaft aber nicht (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV). Dort bleibt dir der Anspruch auf ordnungsmäßige Verwaltung, also eine Verwaltung im Interesse aller Eigentümer, die auch Ausstattung und Verteilung nach der Verordnung umfasst (§ 18 Abs. 2 WEG; § 3 HeizkostenV).

Die Jahresabrechnung der WEG wird nicht fristgerecht fertig: Was tust du?

Deine Nebenkostenabrechnung musst du auch dann rechtzeitig schicken, wenn die Jahresabrechnung der WEG fehlt. Sie muss deinem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen, sonst ist eine Nachforderung ausgeschlossen, außer du hast die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 BGB). Für das Kalenderjahr 2025 endet die Frist am 31.12.2026.

Auf den Beschluss der Eigentümer wartest du nicht. Der BGH hat 2017 entschieden, dass die Frist auch bei vermieteter Eigentumswohnung gilt und der Beschluss über die Jahresabrechnung keine Voraussetzung deiner Abrechnung ist (BGH, Urt. v. 25.01.2017 – VIII ZR 249/15). Seit der WEG-Reform beschließen die Eigentümer stattdessen über Nachschüsse und die Anpassung der Vorschüsse (§ 28 Abs. 2 WEG). An deiner Frist ändert das nichts (§ 556 Abs. 3 BGB). Auch eine Klausel im Mietvertrag verschiebt die Frist nicht: Eine Vereinbarung, die zum Nachteil des Mieters von ihr abweicht, ist unwirksam (§ 556 Abs. 5 BGB).

Der Verwalter ist als solcher, also als Verwalter der Gemeinschaft, nicht dein Erfüllungsgehilfe; sein Verschulden wird dir nicht wie eigenes zugerechnet (BGH, Urt. v. 25.01.2017 – VIII ZR 249/15). Entlastet bist du trotzdem nur, wenn du konkret darlegst, was du unternommen hast, um eine rechtzeitige Abrechnung sicherzustellen, etwa dass du früh beim Verwalter auf die Abrechnung gedrängt hast. Hast du dieselbe Firma zusätzlich mit der Nebenkostenabrechnung für deine Wohnung beauftragt, etwa im Rahmen einer Mietverwaltung, kann das anders sein: Für Personen, die du zur Erfüllung deiner Pflichten einsetzt, haftest du wie für dich selbst (§ 278 BGB).

Die Jahresabrechnung stellt der Verwalter auf, eine ordnungsmäßige Verwaltung verlangst du aber von der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) (§ 28 Abs. 2 WEG; § 18 Abs. 2 WEG). Welche Aufgaben des WEG-Verwalters es sonst gibt, erklärt ein eigener Ratgeber. So sicherst du die Frist:

1. Frag früh im Jahr beim Verwalter nach, wann die Jahresabrechnung kommt, und nenn ein Datum – in Textform, also lesbar, mit deinem Namen und auf einem dauerhaften Datenträger (§ 126b BGB).
2. Bleibt sie aus, verlang Einsicht in die Verwaltungsunterlagen, vor allem Rechnungen und Verträge (§ 18 Abs. 4 WEG).
3. Kommt trotzdem nichts, verlang die Jahresabrechnung von der GdWE, notfalls vor Gericht; sie gehört zur ordnungsmäßigen Verwaltung (§ 28 Abs. 2 WEG; § 18 Abs. 2 WEG).
4. Wird die Zeit knapp, rechne aus den Belegen selbst ab; der Beschluss der Eigentümer ist dafür nicht nötig (BGH, Urt. v. 25.01.2017 – VIII ZR 249/15).
5. Heb jede Nachfrage, Antwort und jeden Termin auf: Ohne Nachweise kannst du kaum darlegen, dass du die Verspätung nicht zu vertreten hast.
6. Kommt die Jahresabrechnung später, gleich deine Zahlen damit ab, solange die Frist läuft (§ 556 Abs. 3 BGB).

So kann die erste Nachfrage im Frühjahr aussehen, hier für 2025:

Betreff: Jahresabrechnung 2025, Wohnung Nr. … Sehr geehrte Damen und Herren, meine Wohnung Nr. … ist vermietet, die Betriebskostenabrechnung 2025 muss meinem Mieter bis zum 31.12.2026 vorliegen. Ich bitte daher um die Jahresabrechnung 2025 mit Einzel- und Heizkostenabrechnung bis zum [Datum, etwa 30.06.2026], andernfalls um einen Termin zur Einsicht in Rechnungen und Verträge im Folgemonat. Mit freundlichen Grüßen …

Wie du die Abrechnung prüfst, bevor du Zahlen übernimmst, zeigt der Ratgeber Jahresabrechnung WEG prüfen.

Vorauszahlung auf Grundlage des Wirtschaftsplans anpassen?

Die Vorauszahlung deines Mieters passt du nicht nach dem Wirtschaftsplan an, sondern erst nach einer Abrechnung. Der Wirtschaftsplan ist die Grundlage für die Hausgeld-Vorschüsse der Eigentümer (§ 28 Abs. 1 WEG). Die Vorauszahlung deines Mieters kannst du nach einer Abrechnung durch Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen; senken kann sie ebenso dein Mieter (§ 560 Abs. 4 BGB). Die Abrechnung muss dafür inhaltlich stimmen: Hast du etwa die Verwaltervergütung umgelegt, trägt sie die Erhöhung insoweit nicht. Bereits absehbare Kostensteigerungen darfst du berücksichtigen, einen pauschalen Sicherheitszuschlag nicht (BGH, Urt. v. 15.05.2012 – VIII ZR 246/11).

Steigen deine Hausgeld-Vorschüsse, zeigt erst die nächste Abrechnung, ob Betriebskosten deines Mieters betroffen sind. Wie du den Plan liest, zeigt der Ratgeber Wirtschaftsplan prüfen.